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專案驅動未來創新


「專案管理」這個詞是二十世紀才有的的產物,不過實際上專案管理是人類邏輯思考的基本模式,歷史上著名的各式建物,例如金字塔、長城都是運用這基本的管理邏輯建造而來;由此見證「專案管理」是個古老、歷久彌新,而且隨著世界脈動、與時俱進的管理工具。


營運講求現況維持,專案力拼突破現有。二十世紀下半,專案管理搭上快速列車,隨著世界產業一起蓬勃發展;而二十ㄧ世紀初,全球環境變化急速,專案管理更延伸轉化,更明顯地展現這個原始的管理工具在企業裡的重要性。


穩定中求成長的預測性專案 & 應對多變化的敏捷性專案


不論在過往穩定環境中,用來營運變革的預測性專案,或是因應快速轉換而生的敏捷性專案,專案在企業中一直扮演著「革新」這個重要的角色。


現今世界的巨大變化,讓我們更感受到未來無法預測的無力感;而舊式貼布般、無章法的應急推進計劃,常常被下一波變動急速淹沒。面對加快的外部與內部的變化,一套能即時調整目標,並具有系統性與彈性的動態管理工具是最有可能成功的方法;而專案管理就具備這樣的動態特性,透由系統化的規劃與執行,來實現不同面向的可能性。在這瞬息萬變的時代洪流中,專案管理在企業治理環節的重要性又向上提升了一層。


組織多元動態&角色多元模糊


網絡科技為人類帶來了方便性,同時也把24小時即時應對的必須性加諸在人類身上;現今從全球生態、國家、社會、企業,甚至到個人的日常生活,全都處於急速變化同時高頻率變動的狀態,即時反應與快速回饋成了現代人類必須且必要的日常。


為了應對內外快速的變化,組織的流動性與多元性急速增加;個人除了原本在家庭與生活上得扮演多重角色外,連帶在工作上也得分飾多角。在工作上,每個人的角色變得多元且模糊,外加上經常性的變動,此刻如果沒有腳本,每個人就只能即興演出,使得角色扮演的難度大幅度的提升,演出成果更是無法掌控。若是運用專案管理工具,把專案計畫當成是各個角色的劇本,每個人在扮演不同角色時,有相對明確的依歸可循;不但可以提升工作的掌控度,也使得每個人的角色得以充分發揮,更可大幅度緩解每個人面對不同角色的壓力,最終達到個人與企業的最大效益。


個人時代 & 團體戰


雖然我們正處於所謂的「個人時代」,但實際上我們卻無法單打獨鬥,而是得靠團體彼此相依共存。但是「個人時代」為許多的事務帶來了更多的變因與不確定性,在打團體戰時,就更需要共通語言來進行溝通與協調;運用專案的管理邏輯,創建客製化的系統性溝通平台,進而形成透明可視化的管理工具,將有利於個人時代的團體戰。



如何看待專案管理,作為驅動未來創新的利器


專案管理在企業裡是個老牌的管理工具,聽起來一點也不新奇,更不稀有,但真要耍得漂亮、運用的順暢,除了基本技術外,最重要的還是回歸到人,畢竟是人在使用管理工具,而非人被管理工具所使用。但現實經驗中,許多人卻常因個人態度而曲解了專案管理,反將專案管理的優點視為缺點,以下是幾個常見的情況;但只要換個角度來看待專案管理,就會是截然不同的結果:


1. 公司使用專案管理作為管理工具:若個人認定是被迫使用,即演變成排斥專案管理的心態,因而無法客觀衡量專案管理工具。換個角度試想:無論如何,任何一家企業需要一套有邏輯系統性又簡單的管理工具來治理,不是嗎?


2. 專案系統性的管理流程:如果個人先入為主的認定,系統性流程僅是徒增不必要的工作量,因此就無法真正認識專案管理流程設定的緣由與好處。換個角度試想:任何一種協同團隊工作的管理工具,勢必要有系統化的流程,來使團隊清楚看到工作項目與進度,表象上似乎增加了工作量,實際上是將各個工作明確化、透明化,進而提升團隊共同的效率。


3. 專案需設定目標與計畫工作:若是個人認為目標與工作是不可變更,將使得專案不具有彈性、更不靈活。換個角度試想:專案的目標可視需要進行切割成為階段性目標,隨著情況與時間成為動態的目標,相對的工作也就依著短期的動態目標進行計畫。


4. 專案將工作職責明確化:人容易因爲背負責任,而使得一股莫名的壓力油然而生。換個角度試想:工作原本就存在,透過專案只是讓工作職責更加清晰,藉由專案將更加容易看到個人的成績,以及團隊的成果。


5. 專案將活動排程透明化:人會因感到工作被監控而產生不悅。換個角度試想:這是場團隊的戰役,透明的活動排程,將有助於團隊更清楚知道工作的進度,以及需要彼此協助之處,這都有利於工作的完善。



我們無法改變現況,只能順應現況來進行所需要或能夠做的事情,但無論這世界如何改變,工欲善其事,必先利其器,沒有一把好刀,又要如何做出一桌好菜呢?就客觀層面來說,專案管理是當前最基本且易於上手的系統性管理工具,如果運用混合hybrid及敏捷兩種專案管理方法,在應對外部生態與內部調整更是具有彈性,對於新創或轉型企業來說,這不僅可以讓組織踏出改變的第一步,更可以輕鬆的態度來面對未知的未來,同時也驅動了未來創新的任何可能性。

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