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非營利組織如何運作?揭開七大專案管理成功因素【震旦月刊】

已更新:2023年10月26日

ESG(Env i ronment, Social and Governance)近年快速冒起,成為市場的主流策略。其實聯合國(UN)早在 2005 年便提出ESG概念,美國市值前3,000大公司,ESG評分愈高越得到投資人的信任,受金融危機波及愈小,有越來越多的企業將ESG納入其營運準則。

最近有幾位學生跟企業主找我討論基金會運作模式,轉眼間「影響力教育基金會」成立有四年多的時間,前後舉辦不下百場的公益課程及活動,協助青年學生增加職場競爭力,有近萬人參與。我個人認為,運營非營利組織有以下關鍵問題,值得大家深思。


「成立的宗旨」非常重要,就好比企業的核心價值,除了明確定位與經營範疇外,也決定了未來的發展方向。若是運作型基金會(非贊助型基金會)更須考量如何發揮自己的強項並與現有資源進行整合,才更能發揮影響力。以影響力教育基金會為例,我們深信教育可以改變人生,因此專注於職能教育與職涯發展,為年輕學子找方向,增強未來職場競爭力!



 

Q1. 非營利組織如何運作?

成立初期基金會的初始資金一定不是問題,不然也就不會成立了,然而成立之後如何能夠持續的自給自足就成為一大挑戰,因此即便是「非營利」組織,仍舊需要有維生的商業模式。無論是募款餐會、善心人士的捐助、執行政府或企業的項目或是透過部分收費服務等等,上述這些模式都要隨市場狀況隨時進行調整,並且與時俱進才不會被淘汰。

團隊組建分兩個部分,首先要決定的是董事會,董事會對基金會來說非常關鍵,董事會的成員決定了基金會的高度與策略方向,有名望、有影響力的人不會隨便擔任董事,重點在於董事會成員必須認同基金會的理念,同時具備協助基金會發展的熱情與資源。

經濟共享時代,執行團隊分內部與外部,內部團隊主要是依據基金會宗旨與董事會策略方式進行企劃,基於成本考量人員宜精不宜多,著重在「專案管理」、「計畫與溝通能力」,其次就是「穩定度」。如果預算足夠,再配置一位行銷就更完美了。外部團隊會因應不同專案尋找不同領域專家合作,我最看中的是專業度與熱誠,透過專案配合建立默契,並持續針對內容優化共同成長。提醒大家選定外部團隊一定要有備案,做最好準備也要有最壞打算。


Q2. 如何做好專案管理?

運營非營利組織,做好「專案管理」至關重要。以專案管理實踐者著稱的 Agnes 劉雅雯老師,擁有20年「專案管理」經驗,不僅將專案運用在企業,更發揮在生活實踐上。Agnes老師特別強調:「千萬不要為了做專案而做專案」專案啟動前一定要弄明白如何做好專案管理,她提供以下七點作為參考:

1. 明確專案動機

專案失敗的主因經常是主事者(專案贊助者/專案發起者)本身不清楚為何而做,專案團隊自然更不明白為何而戰。簡單說,若沒有明確的專案動機,根本就無需耗費資源進行後續的專案規劃工作。

2. 認清所處位置

有了明確方向後,務必先釐清自身所處的位置,可從內部現況、外部環境,及盤點內外部可運用資源(包括人力、財力、物力...等),就主客觀因素分析此專案之機會與風險,換言之;若是進行此專案弊大於利,專案可就此結束,省下很多資源,投入到其他必要的專案中。

3. 設立目標範疇

只要認清內外局勢,結合專案動機,設立明確的專案目標與範疇,才不至於因目標不夠務實而無法達成,或是訂定了輕而易舉即可達成的目標,而大費周章做了沒必要浪費資源的專案。

4. 找出關鍵因素

任何的物品,一定有其最為關鍵的本質,目標亦然,可透過資訊的收集、團隊的討論與分析工具的運用來尋求專案之關鍵成功因素,以作為工作計畫之重點。

5. 建立團隊共識

由於專案是暫時性的,專案組織通常是依據實際需求臨時組成,因此建立共識是專案成功與否的至要關鍵之一,開始可藉由召開共識會議認識彼此,取得基本共識,並建制共同專案規則及溝通管道,以確保專案順利運行。

6. 制定工作計畫

專案團隊依據專案目標與關鍵成功因素所達成之共識,一同展開為達目標之全面性工作計畫,各個工作項目皆需由擔當者承諾工作與時程。

7. 執行監控計畫

最後,就是要照表操課,落實執行工作計畫,並定期檢視結果與目標之差距,再針對差距進行即時調整。


Q3. 疫情期間基金會運營有何不同?

過往以為在同個空間(辦公室)才有效率,疫情後發現完全不然!有效溝通協作才是關鍵,而不是坐在一起,以「影響力教育基金會」為例,疫情下董事們分別在上海、台北、紐約…等地 ,透過事先溝通,年度計畫依然可透過線上董事會達成共識。


影響力講堂、職涯領航員、學涯領航員、偏鄉教育等等在設計之初就已考慮線上模式,以我本身的公益分享為例,就有來自上海、廣州、北京、香港、台灣、美國學員參加;上個月舉辦的學涯領航員冬令營,也有超過30所高中的學生在線參與,線上作業打破地域限制,讓更多人有機會參與公益課程。


想辦好線上公益課程,除了須考量課程目的與對象外,更應在課程安排設計上充分運用線上優勢,一來參與者不再受到地點限制,二來更沒有場地空間的侷限,自然有機會加大服務區域與人數而擴大影響力;加上現有科技,線上互動也更多元,對害羞的亞洲人更能暢所欲言,亦可使用即時文字溝通,使線上課程變得超乎想像的活潑有趣。

線上課程設計可分前、中、後三階段思考,事前準備工作一定要做足。

Q4. 如何辦好一場線上公益課程?

  • 課前 先確認模式為單向、雙向或多向,除了備妥簡報與影片外,互動設計要熟悉線上軟體並事先安排課程中的互動學員。課前的各種線上測試特別重要,課前一定要反覆找問題,不然問題就會出現在課堂中。


  • 課中 主講者的特色與工作團隊搭配默契很重要,需要有助手隨時在群裡即時回應學員,提供教材包也是一種很好的教學手法。另外,要記得讓學員連麥分享,這些環節都得在上課前先做好模擬。


  • 課後 如果有建群最好能夠在群裡總結學習重點,並分享PPT和照片。學員的反饋問卷設計與方式也要做好安排,每次課程結束務必跟專案團隊進行檢討、累積經驗,確保下一梯次不會再有相同的錯誤。


變種病毒捲土重來之際,我們認清口罩與酒精將不是一時而是一世,也讓人們重新思考存在的價值與生命的意義!

文/震旦月刊第 608 期/黃至堯・知名人力資源專家博士


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